Một hồ sơ điện tử chỉ đáng tin khi chứng minh được nó chưa bị sửa kể từ một thời điểm nhất định. Câu hỏi "tệp này có phải là tệp nhận ngày đó không" sớm muộn sẽ đến, từ khách hàng, đối phương hay cơ quan giải quyết tranh chấp. Văn phòng luật trả lời được nhanh nếu đã có thói quen ghi lại dấu vân tay của tệp, giữ lịch sử phiên bản và nhật ký, thay vì chỉ khẳng định suông là không ai sửa.
Luật Giao dịch điện tử 2023 coi tính toàn vẹn là một điều kiện cốt lõi để thông điệp dữ liệu có giá trị như bản gốc: thông tin phải được giữ nguyên, chỉ được thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu hoặc hiển thị. Bài này giải thích các công cụ thực tế để giữ và chứng minh tính toàn vẹn đó trong kho hồ sơ pháp lý, ở mức một văn phòng nhỏ làm được.
Toàn vẹn nghĩa là gì trong hồ sơ pháp lý
Toàn vẹn không có nghĩa là tệp không bao giờ thay đổi. Hồ sơ vụ việc luôn được bổ sung, bản nháp được sửa nhiều lần. Toàn vẹn nghĩa là với mỗi tài liệu có ý nghĩa chứng minh, văn phòng chỉ ra được phiên bản nào tồn tại ở thời điểm nào, và phiên bản đó chưa bị thay đổi kể từ khi được chốt.
Có ba nhóm tài liệu cần quan tâm khác nhau. Nhóm một là tài liệu nhận từ bên ngoài: tệp khách gửi, văn bản đối phương giao, bản án nhận được. Với nhóm này, điều cần chứng minh là văn phòng giữ đúng tệp đã nhận. Nhóm hai là tài liệu văn phòng phát hành: thư tư vấn, văn bản gửi cơ quan. Cần chứng minh nội dung đã gửi đi. Nhóm ba là bản số hoá từ giấy: cần chứng minh bản quét phản ánh đúng bản giấy và không bị chỉnh sau khi quét.
Lý do nên chuẩn bị từ trước là vì tranh cãi về tính nguyên vẹn của tài liệu thường nổ ra khi đã muộn: vài năm sau khi tài liệu được nhận, người nhận ban đầu đã nghỉ việc, máy tính đã thay, dịch vụ lưu trữ đã đổi. Lúc đó, không còn cách nào dựng lại dấu vết nếu dấu vết chưa từng được ghi. Ngược lại, một dòng chỉ mục ghi mã băm, ngày nhận và người nhận, được tạo trong vài giây ngay hôm đó, có thể trả lời câu hỏi gọn gàng.
Mỗi nhóm dùng công cụ hơi khác nhau, nhưng nguyên lý chung là: ghi lại một dấu vết khó làm giả ngay tại thời điểm chốt, giữ dấu vết đó ở nơi khác với tệp, và có người hoặc hệ thống xác nhận thời điểm.
Mã băm: dấu vân tay của tệp
Mã băm là gì. Hàm băm mật mã, ví dụ SHA-256, biến nội dung của một tệp thành một chuỗi ký tự có độ dài cố định. Chỉ cần đổi một điểm ảnh hay một dấu phẩy, mã băm thay đổi hoàn toàn. Hai tệp có cùng mã băm SHA-256 có thể coi là giống hệt nhau về nội dung.
Dùng thế nào trong văn phòng. Khi nhận một tệp quan trọng hoặc chốt một bản quét, tính mã băm và ghi vào chỉ mục cùng ngày giờ, người tính. Hầu hết hệ điều hành đều có lệnh sẵn để tính mã băm, không cần phần mềm riêng.
Mã băm phải được giữ ở chỗ khác tệp. Nếu mã băm nằm ngay cạnh tệp và cùng người có quyền sửa cả hai, nó không chứng minh được gì. Nên ghi mã băm vào sổ chỉ mục có nhật ký, gửi kèm trong email xác nhận cho khách, hoặc lưu ở hệ thống mà người quản trị kho không sửa được.
Mã băm không chứng minh thời điểm. Mã băm chỉ cho biết hai tệp có giống nhau không. Để chứng minh tệp đã tồn tại từ ngày nào, cần thêm một dấu thời gian đáng tin: email đã gửi đi có mã băm, dấu thời gian từ dịch vụ cấp dấu thời gian, hoặc chữ ký số có kèm thời điểm.
Công cụ nào cho nhóm tài liệu nào
Tổng hợp các lựa chọn thực tế, từ đơn giản đến chặt chẽ:
| Nhóm tài liệu | Cách đơn giản | Cách chặt chẽ hơn | Điều cần tránh |
|---|---|---|---|
| Tệp nhận từ khách, đối phương | Lưu thư gốc, ghi mã băm vào chỉ mục | Gửi email xác nhận đã nhận kèm mã băm | Mở rồi lưu đè, đổi định dạng tệp gốc |
| Văn bản văn phòng phát hành | Lưu bản đã gửi dạng PDF, giữ thư gửi | Ký số văn bản trước khi gửi | Chỉ giữ bản Word có thể sửa |
| Bản quét từ giấy | Giữ bản quét gốc tách khỏi bản làm việc | Tính mã băm ngay khi kiểm xong, ghi người kiểm | Nén, cắt, xoay trực tiếp trên bản gốc |
| Bản nháp, tài liệu đang soạn | Bật lịch sử phiên bản | Chốt phiên bản theo mốc, ghi mã băm | Đặt tên kiểu "bản cuối", "bản cuối 2" |
| Nhật ký hệ thống | Xuất nhật ký định kỳ ra nơi khác | Lưu nhật ký ở chế độ chỉ ghi thêm | Để người quản trị kho tự xoá nhật ký |
Văn phòng nhỏ không cần dùng hết cột "chặt chẽ hơn". Chỉ cần làm đều cột "đơn giản" cho mọi tài liệu quan trọng, và nâng lên mức chặt hơn với vụ việc có giá trị lớn hoặc đã có dấu hiệu tranh chấp.
Lịch sử phiên bản và chốt mốc
Phần lớn dịch vụ lưu trữ và phần mềm soạn thảo hiện nay giữ lịch sử phiên bản: mỗi lần lưu tạo một phiên bản có ngày giờ và người sửa. Đây là công cụ mạnh cho hồ sơ pháp lý, với điều kiện được cấu hình đúng. Cần kiểm thời gian giữ phiên bản, vì nhiều dịch vụ mặc định chỉ giữ trong một khoảng ngắn, và kiểm ai có quyền xoá phiên bản cũ.
Lịch sử phiên bản không thay được việc chốt mốc. Khi một văn bản được gửi cho khách, nộp cho cơ quan hoặc ký kết, bản tại thời điểm đó nên được xuất ra thành tệp riêng, định dạng khó sửa, đặt tên có ngày, tính mã băm và lưu vào mục văn bản đã phát hành. Từ đó về sau, mọi chỉnh sửa diễn ra trên bản khác.
Một thói quen nhỏ nhưng có giá trị: khi gửi tài liệu quan trọng cho khách, ghi mã băm ở cuối email. Khách không cần hiểu nó là gì; nhưng nếu sau này có tranh cãi về nội dung đã gửi, cả hai bên đều có một mốc chung để đối chiếu, nằm trong hộp thư của cả hai.
Chuỗi giao nhận khi chuyển dữ liệu cho người khác
Khi hồ sơ điện tử được giao cho chuyên gia giám định, luật sư khác, cơ quan có thẩm quyền hoặc trả lại cho khách, chuỗi giao nhận giúp chứng minh dữ liệu không bị thay đổi trên đường đi:
- Lập danh sách tệp giao, mỗi tệp kèm tên, dung lượng và mã băm.
- Sao chép sang phương tiện giao nhận hoặc khu vực chia sẻ, tính lại mã băm trên bản đã sao để chắc không lỗi khi chép.
- Lập biên bản giao nhận ghi danh sách, mã băm, phương tiện, người giao, người nhận, thời điểm.
- Bên nhận tính lại mã băm khi nhận và ký xác nhận khớp.
- Lưu biên bản và danh sách vào hồ sơ vụ việc, giữ nguyên bản gốc trong kho của văn phòng.
Quy trình này nghe có vẻ trang trọng, nhưng thực tế chỉ mất vài phút với một lô tệp nhỏ. Bù lại, nó loại bỏ hẳn câu hỏi "tệp đã bị đổi ở đâu đó trên đường" khi có tranh chấp.
Với bản số hoá từ giấy: chứng minh bản quét khớp bản gốc
Bản quét có một khó khăn riêng: ngoài việc chứng minh tệp không bị sửa sau khi quét, còn phải chứng minh nó phản ánh đúng tờ giấy. Luật Giao dịch điện tử 2023 khi nói về chuyển đổi văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu cũng nhấn vào tính toàn vẹn của thông tin so với bản giấy, cùng dấu hiệu nhận biết đã chuyển đổi và thông tin về người thực hiện.
Trong thực tế văn phòng, điều đó chuyển thành vài thói quen cụ thể. Người quét và người kiểm là hai người khác nhau, tên cả hai được ghi lại. Ngay sau khi kiểm xong, bản quét gốc được tính mã băm và chuyển vào khu lưu chỉ đọc; mọi thao tác nén, xoay, ghép đều làm trên bản sao. Trang có chữ ký, con dấu, điểm chỉ được quét màu, đủ rõ để đối chiếu bằng mắt.
Nếu bản giấy vẫn được giữ, chỉ mục ghi vị trí của nó để có thể đặt hai bản cạnh nhau khi cần. Nếu bản giấy đã trả khách hoặc đã huỷ theo quy trình, biên bản trả hoặc huỷ trở thành một mắt xích quan trọng: nó cho biết bản quét được tạo khi nào, bản gốc rời khỏi văn phòng khi nào, và ai đã xác nhận hai bản khớp nhau trước đó.
Giới hạn: những gì mã băm và nhật ký không làm được
Mã băm chứng minh tệp không đổi sau một thời điểm, nhưng không chứng minh nội dung tệp là thật ngay từ đầu. Nếu khách hàng gửi một tệp hợp đồng đã bị ai đó chỉnh trước khi đến tay văn phòng, mã băm chỉ giúp chứng minh văn phòng giữ đúng tệp đã nhận. Việc đánh giá tài liệu có bị chỉnh từ trước hay không là câu hỏi khác, có thể cần đến giám định.
Nhật ký hệ thống cũng có giới hạn: nó đáng tin đến mức hệ thống đáng tin. Nhật ký do chính người có quyền quản trị toàn bộ kho kiểm soát, có thể bị nghi ngờ. Vì vậy với vụ việc lớn, nên dựa vào nhiều nguồn độc lập cùng lúc: email đã gửi đi nằm ở hộp thư bên kia, dấu thời gian của bên thứ ba, biên bản có chữ ký của người khác văn phòng.
Cuối cùng, mọi kỹ thuật trên chỉ hỗ trợ việc chứng minh; giá trị chứng cứ trong một vụ tranh chấp cụ thể do cơ quan giải quyết đánh giá theo pháp luật tố tụng. Mục tiêu của văn phòng là có sẵn đủ dấu vết để không bị động, chứ không phải tự tuyên bố tài liệu của mình chắc chắn được chấp nhận.
Câu hỏi thường gặp
Mã băm SHA-256 có bị làm giả được không?
Với hiểu biết hiện nay, việc cố tình tạo ra một tệp khác có cùng mã băm SHA-256 với tệp cho trước được coi là không khả thi trong thực tế. Vì vậy SHA-256 được dùng rộng rãi để kiểm tính toàn vẹn. Các hàm băm cũ hơn như MD5 không nên dùng cho mục đích chứng minh.
Văn phòng nhỏ không có phần mềm chuyên dụng thì tính mã băm bằng gì?
Hầu hết hệ điều hành máy tính đều có lệnh sẵn để tính mã băm của một tệp. Chỉ cần một hướng dẫn ngắn cho nhân viên, kèm cột ghi mã băm trong bảng chỉ mục hồ sơ, là đủ để bắt đầu.
Chữ ký số khác mã băm thế nào?
Chữ ký số dùng mã băm bên trong, nhưng thêm phần xác định ai đã ký nhờ chứng thư số và có thể kèm thời điểm ký. Mã băm đơn thuần chỉ cho biết tệp có đổi hay không, không cho biết ai đã chốt nó và lúc nào.
Mở tệp PDF ra xem rồi lưu lại có làm đổi mã băm không?
Có thể. Một số phần mềm tự ghi thêm thông tin khi lưu, làm thay đổi tệp dù nội dung hiển thị giống hệt. Vì vậy chỉ nên mở bản gốc ở chế độ đọc, và làm việc trên bản sao.
Có cần tính mã băm cho mọi tệp trong hồ sơ không?
Không cần. Nên làm với tài liệu có ý nghĩa chứng minh: tệp nhận từ bên ngoài dùng làm căn cứ, bản quét giấy tờ gốc, văn bản đã phát hành. Bản nháp và ghi chú làm việc chỉ cần lịch sử phiên bản.
Nhật ký hệ thống nên lưu ở đâu để đáng tin hơn?
Nên xuất định kỳ sang nơi mà người quản trị kho không xoá hay sửa được, ví dụ một kho lưu ở chế độ chỉ ghi thêm hoặc một hệ thống do người khác quản lý. Nhật ký và dữ liệu nằm chung một chỗ, cùng một người toàn quyền, có giá trị chứng minh thấp hơn.