Số hoá hồ sơ vụ việc ở văn phòng luật không phải là đem cả tủ đi quét, mà là dựng một kho mà luật sư mở ra là tìm được đúng tờ cần tìm, biết tờ đó là bản gốc hay bản sao, ai đã xem và bản giấy đang nằm ở đâu. Một kho quét vội, tệp đặt tên theo kiểu máy quét tự sinh, thì sau vài tháng còn khó tra hơn tủ giấy.
Bài này đi theo đúng thứ tự một văn phòng năm đến mười luật sư nên làm: kiểm kê và chọn hồ sơ nào số hoá trước, quy ước đặt tên, cách quét, lập chỉ mục, kiểm chất lượng, rồi xử lý bản giấy sau khi quét. Các vấn đề hẹp hơn như phân quyền, bảo vệ dữ liệu cá nhân hay định dạng lưu lâu dài được tách thành bài riêng trong cùng chuyên mục.
Vì sao văn phòng luật số hoá hay hỏng ở năm đầu
Phần lớn dự án số hoá ở văn phòng nhỏ không hỏng vì thiếu máy quét, mà hỏng vì bắt đầu sai chỗ. Kiểu thường gặp là giao cho một nhân viên hành chính quét từ ngăn tủ trên cùng xuống, đặt tên tệp theo số thứ tự, dồn vào một thư mục chung. Sau vài tuần, kho có hàng nghìn tệp nhưng không ai tìm được bản ý kiến pháp lý gửi khách năm ngoái, vì không ai biết nó nằm trong tệp nào.
Lý do thứ hai là hồ sơ vụ việc có cấu trúc riêng mà người ngoài nghề không thấy: trong một vụ tranh chấp hợp đồng có hợp đồng gốc khách đưa, thư từ hai bên, bản tự khai, biên bản hoà giải, đơn khởi kiện đã nộp, tài liệu đối phương giao nộp, ghi chép nội bộ của luật sư. Mỗi loại có giá trị khác nhau, có loại phải giữ bản giấy, có loại chỉ là bản nháp. Quét tất cả thành một khối là xoá mất cấu trúc đó.
Lý do thứ ba là không ai chịu trách nhiệm chất lượng. Một trang quét lệch, mất góc có chữ ký, hay sót mặt sau ghi chú tay sẽ chỉ bị phát hiện đúng lúc cần dùng, thường là trước phiên hoà giải hay khi khách hỏi lại. Vì vậy quy trình dưới đây đặt người kiểm và tiêu chí kiểm ngay từ đầu, chứ không coi đó là việc làm sau.
Kiểm kê trước khi bật máy quét
Trước khi quét trang nào, nên dành một đến hai tuần kiểm kê. Việc này nghe chậm nhưng quyết định toàn bộ phần sau:
- Đếm theo hồ sơ, không theo trang. Lập danh sách hồ sơ vụ việc đang có: mã khách hàng, tên vụ việc, luật sư phụ trách, tình trạng (đang xử lý, đã kết thúc, đang tạm dừng), vị trí tủ.
- Phân nhóm theo mức dùng. Hồ sơ đang xử lý dùng hằng tuần; hồ sơ kết thúc gần đây thỉnh thoảng được khách hỏi lại; hồ sơ cũ hầu như không mở. Ba nhóm này có thứ tự số hoá khác nhau.
- Đánh dấu giấy tờ phải giữ bản gốc. Bản gốc khách gửi giữ hộ, giấy tờ có chữ ký tươi chưa có bản khác, giấy chứng nhận, văn bản đã công chứng: những thứ này quét để tra cứu nhưng bản giấy vẫn phải giữ hoặc trả khách.
- Ghi lại hồ sơ đang thiếu. Kiểm kê thường lộ ra hồ sơ cho mượn chưa trả, hồ sơ nằm ở nhà luật sư. Ghi lại ngay, vì sau khi số hoá xong khó truy lại.
- Ước lượng khối lượng. Đo độ dày từng hồ sơ để ước số trang, từ đó chọn tự quét hay thuê ngoài, và tính số ngày cần.
Kết quả kiểm kê là một bảng tính đơn giản. Bảng này sau đó trở thành khung của chỉ mục điện tử, nên làm cẩn thận ở bước này là đỡ gõ lại ở bước sau.
Chọn hồ sơ nào số hoá trước
Không nên số hoá theo thứ tự tủ. Thứ tự hợp lý là theo giá trị sử dụng và rủi ro mất mát:
| Nhóm hồ sơ | Thứ tự | Lý do | Ghi chú |
|---|---|---|---|
| Vụ việc đang xử lý | Đầu tiên | Dùng hằng ngày, cần chia sẻ giữa luật sư và trợ lý | Quét cả phần mới phát sinh, giữ đồng bộ với bản giấy |
| Vụ việc vừa kết thúc | Thứ hai | Khách hay hỏi lại, có thể phát sinh thi hành án hoặc tranh chấp tiếp | Gom đủ bản án, quyết định, biên bản bàn giao |
| Hồ sơ doanh nghiệp khách thường xuyên | Thứ hai | Điều lệ, giấy chứng nhận, biên bản họp được tra liên tục | Cập nhật mỗi khi khách thay đổi |
| Hồ sơ cũ ít mở | Sau cùng hoặc theo yêu cầu | Chi phí quét cao so với giá trị dùng | Có thể chỉ lập chỉ mục, quét khi có người cần |
| Mẫu, tài liệu nghiên cứu nội bộ | Linh hoạt | Không gắn khách hàng, rủi ro thấp | Để riêng khỏi hồ sơ khách |
Cách "quét theo yêu cầu" cho hồ sơ cũ giúp nhiều văn phòng giảm phần lớn khối lượng phải quét mà vẫn có danh mục đầy đủ để biết mình đang giữ gì. Khi có người cần mở hồ sơ cũ, nhân viên quét luôn hồ sơ đó rồi đưa vào kho.
Quy ước đặt tên và cấu trúc thư mục
Một cấp cho khách hàng, một cấp cho vụ việc. Thư mục gốc theo mã khách hàng, bên trong là từng vụ việc có mã riêng. Đừng đặt tên thư mục bằng tên đầy đủ của khách: tên dài, hay viết khác nhau, và lộ thông tin khi chia sẻ màn hình.
Bên trong vụ việc, chia theo loại tài liệu cố định. Ví dụ: tài liệu khách cung cấp, thư từ, văn bản đã nộp cơ quan, văn bản nhận từ cơ quan và đối phương, ghi chép nội bộ, hợp đồng dịch vụ pháp lý. Danh sách loại nên giống nhau ở mọi vụ để ai mở cũng biết tìm ở đâu.
Tên tệp bắt đầu bằng ngày theo dạng năm-tháng-ngày. Như vậy tệp tự xếp theo thời gian. Sau ngày là loại văn bản rồi mô tả ngắn, không dấu, không khoảng trắng. Ví dụ giả định: ngày ký, rồi "bien-ban-hoa-giai", rồi "lan-2".
Ghi rõ bản gốc hay bản sao. Thêm một hậu tố thống nhất cho tệp quét từ bản gốc, bản sao chứng thực, bản photo. Khi tranh chấp, câu hỏi đầu tiên thường là tờ này là bản nào.
Không dùng chữ "cuối", "mới nhất", "final". Những từ này luôn sai sau lần sửa tiếp theo. Dùng số phiên bản hoặc ngày.
Quét đúng cách cho hồ sơ pháp lý
Hồ sơ pháp lý có những yêu cầu mà quét tài liệu thông thường hay bỏ qua. Thứ nhất là quét đủ mặt: ghi chú tay ở mặt sau, dấu giáp lai ở mép, chữ ký nháy ở góc trang đều có thể có ý nghĩa. Nếu máy quét hai mặt tự bỏ trang trắng, cần kiểm tra trang đó có thực sự trắng hay có nét bút mờ.
Thứ hai là giữ nguyên thứ tự và cách đóng tập như bản giấy. Một hợp đồng kèm ba phụ lục nên là một tệp duy nhất theo đúng thứ tự, không tách thành bốn tệp rời rồi để người sau tự ghép. Nếu tài liệu có ghim, kẹp hoặc đóng gáy, ghi lại cách đóng trong chỉ mục trước khi tháo ra quét.
Thứ ba là độ phân giải và màu. Với văn bản đánh máy, mức phân giải trung bình là đủ đọc và nhận dạng chữ; với tài liệu có con dấu đỏ, chữ ký mực xanh, ảnh chụp hiện trường thì nên quét màu, vì bản đen trắng làm mất khác biệt giữa dấu và chữ in. Tài liệu chữ viết tay mờ, giấy than cũ thì cần quét kỹ hơn và kiểm từng trang.
Cuối cùng là lưu thành định dạng phù hợp lưu trữ lâu dài, có lớp chữ nhận dạng để tìm kiếm được. Phần định dạng được bàn kỹ trong bài riêng về lưu trữ lâu dài; ở đây chỉ cần nhớ: giữ một bản quét gốc không chỉnh sửa, mọi bản cắt, nén, ghép đều là bản làm việc.
Chỉ mục và kiểm chất lượng: phần hay bị bỏ
Một kho số hoá dùng được cần chỉ mục tối thiểu cho mỗi tài liệu và một vòng kiểm độc lập. Chỉ mục nên có các trường sau:
- mã khách hàng, mã vụ việc, luật sư phụ trách;
- loại tài liệu, ngày của tài liệu (không phải ngày quét), bên lập hoặc bên gửi;
- tình trạng bản giấy: bản gốc đang giữ, đã trả khách, bản sao, đã huỷ theo quy trình;
- vị trí bản giấy nếu còn giữ: tủ, hộp, ngăn;
- người quét, ngày quét, người kiểm;
- mức độ nhạy cảm, để làm căn cứ phân quyền xem.
Vòng kiểm nên do người khác người quét làm. Cách làm thực tế: với mỗi hồ sơ, người kiểm lật bản giấy và đối chiếu số trang, kiểm ngẫu nhiên vài trang về độ rõ, kiểm riêng mọi trang có chữ ký, dấu và ghi chú tay. Sai thì trả lại quét lại cả hồ sơ, không vá từng trang, để tránh tệp chắp vá khó giải thích về sau.
Văn phòng thuê đơn vị ngoài quét cần thêm hai việc: hợp đồng có điều khoản bảo mật và cấm giữ bản sao, và biên bản giao nhận ghi rõ số hồ sơ, số trang khi giao và khi nhận lại.
Sau khi quét: bản giấy, sao lưu và thói quen mới
Số hoá xong không có nghĩa là bỏ tủ. Giấy tờ phải giữ bản gốc vẫn ở lại, được sắp theo đúng mã trong chỉ mục; giấy tờ chỉ là bản sao có thể chuyển sang kho lưu ít truy cập hoặc huỷ theo quy trình, nhưng chỉ sau khi đã kiểm chất lượng xong và có quyết định rõ ràng. Chuyện được bỏ bản giấy đến đâu có bài riêng phân tích kỹ trong chuyên mục.
Kho điện tử cần sao lưu ngay từ ngày đầu, vì sau khi quen làm việc trên tệp, mất kho là mất luôn khả năng làm việc. Tối thiểu nên có một bản sao lưu nằm ngoài văn phòng và tách khỏi mạng nội bộ, kèm việc thử khôi phục định kỳ chứ không chỉ tin vào thông báo "sao lưu thành công".
Khó nhất là thói quen. Nếu luật sư vẫn để tài liệu mới trong túi xách, email cá nhân và ứng dụng nhắn tin, kho sẽ lạc hậu chỉ sau vài tháng. Quy tắc đơn giản nhất: tài liệu nào được dùng để tư vấn hoặc nộp đi thì phải vào kho trong ngày, đúng thư mục vụ việc, đúng quy ước tên. Một người được giao kiểm tra mỗi tuần các vụ đang chạy để nhắc chỗ còn thiếu.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng luật nhỏ có cần phần mềm quản lý hồ sơ riêng để số hoá không?
Không bắt buộc. Một cấu trúc thư mục chặt chẽ, quy ước tên thống nhất và bảng chỉ mục là đủ để bắt đầu. Phần mềm chuyên dụng giúp phân quyền, tìm kiếm và nhật ký truy cập tốt hơn, nhưng nếu dữ liệu đưa vào lộn xộn thì phần mềm cũng không cứu được.
Có nên quét toàn bộ hồ sơ cũ một lần cho xong không?
Thường không đáng. Hồ sơ cũ ít được mở, chi phí quét và kiểm chất lượng cao. Cách hợp lý là lập chỉ mục đầy đủ cho hồ sơ cũ để biết mình đang giữ gì, còn việc quét làm dần khi có người cần mở hồ sơ đó.
Thuê đơn vị ngoài quét hồ sơ khách hàng có vi phạm bí mật nghề nghiệp không?
Việc thuê ngoài không tự động là vi phạm, nhưng văn phòng vẫn chịu trách nhiệm giữ bí mật thông tin khách hàng. Cần hợp đồng có điều khoản bảo mật, không giữ bản sao, quét tại chỗ nếu được, biên bản giao nhận và cân nhắc thông báo hoặc xin đồng ý của khách với hồ sơ nhạy cảm.
Nên quét màu hay đen trắng cho hồ sơ pháp lý?
Văn bản đánh máy thuần có thể quét đen trắng hoặc xám để nhẹ tệp. Trang có con dấu, chữ ký màu, ghi chú bút đỏ, ảnh chụp thì nên quét màu, vì đen trắng làm mất khác biệt giữa dấu, chữ ký và chữ in, gây khó khi cần đối chiếu.
Ai trong văn phòng nên chịu trách nhiệm kho hồ sơ điện tử?
Nên có một người đầu mối, thường là thư ký hoặc trợ lý lâu năm, giữ quy ước, kiểm chất lượng và nhắc mọi người đưa tài liệu vào kho. Luật sư phụ trách vụ việc vẫn chịu trách nhiệm về sự đầy đủ của hồ sơ vụ mình.
Tài liệu khách gửi qua ứng dụng nhắn tin có cần đưa vào kho không?
Có, nếu tài liệu đó được dùng để tư vấn hoặc làm căn cứ cho việc gì. Nên tải tệp gốc về, lưu vào đúng thư mục vụ việc, ghi ngày nhận và người gửi. Để tài liệu chỉ nằm trong ứng dụng nhắn tin cá nhân của luật sư là rủi ro khi người đó nghỉ việc hoặc mất máy.