Chọn phần mềm cho văn phòng luật nhỏ nên đi theo bốn bước: viết ra vấn đề cần giải quyết, chấm các lựa chọn bằng bảng tiêu chí có trọng số, chạy thử bằng việc thật của văn phòng, rồi đọc kỹ hợp đồng dịch vụ trước khi ký. Bỏ bước đầu là nguồn gốc của phần lớn trường hợp mua phần mềm rồi bỏ: văn phòng chọn theo danh sách tính năng hấp dẫn thay vì theo việc mình đang vướng.
Bài này dành cho văn phòng có vài đến khoảng mười người, không có bộ phận công nghệ riêng. Bài không nêu tên hay giá sản phẩm, chỉ đưa khung để tự đánh giá. Các nhóm công cụ cụ thể như quản lý vụ việc, quản lý hợp đồng, tra cứu văn bản và soạn thảo tự động có bài riêng trong cùng chuyên mục.
Bắt đầu từ vấn đề, không từ tính năng
Trước khi xem bất kỳ sản phẩm nào, nên họp nội bộ một buổi và viết ra ba đến năm vấn đề cụ thể văn phòng đang gặp. Câu viết tốt có dạng "chúng ta mất bao lâu để làm việc X" hoặc "đã có lần Y xảy ra". Ví dụ giả định: mỗi khi khách hỏi tiến độ, trợ lý mất cả buổi để gom thông tin từ ba người; năm ngoái suýt lỡ một hạn vì luật sư phụ trách nghỉ ốm; không ai chắc văn phòng đã từng đại diện cho bên đối lập trong một vụ trước đây hay chưa.
Danh sách vấn đề này quyết định nhóm công cụ cần tìm. Vấn đề về tiến độ và hạn dẫn tới phần mềm quản lý vụ việc. Vấn đề về hợp đồng của khách hàng doanh nghiệp dẫn tới quản lý hợp đồng. Vấn đề về soạn lặp lại dẫn tới soạn thảo tự động. Một văn phòng nhỏ hiếm khi cần tất cả cùng lúc, và mua một bộ "trọn gói" khi chỉ cần một phần thường làm người dùng ngợp.
Ghi lại cả những gì văn phòng không muốn thay đổi. Có thể văn phòng muốn giữ trình soạn thảo quen thuộc, giữ hộp thư hiện có, hoặc muốn luật sư lớn tuổi không phải học quá nhiều thao tác. Những ràng buộc này là tiêu chí loại trừ sớm, tiết kiệm thời gian xem thử.
Bảng tiêu chí có trọng số
Mỗi văn phòng tự đặt trọng số theo vấn đề đã viết ra. Bảng dưới là khung gợi ý; điểm chấm từ một đến năm, nhân với trọng số rồi cộng lại:
| Tiêu chí | Câu hỏi để chấm | Trọng số gợi ý |
|---|---|---|
| Giải quyết vấn đề chính | Phần mềm xử lý vấn đề số một của văn phòng tốt đến đâu khi chạy thử? | Cao nhất |
| Dễ dùng với người ít rành công nghệ | Người kém công nghệ nhất văn phòng làm được việc cơ bản sau một buổi hướng dẫn không? | Cao |
| Bảo mật và phân quyền | Có đăng nhập hai lớp, phân quyền theo vụ việc, nhật ký truy cập không? | Cao |
| Lấy dữ liệu ra | Xuất được toàn bộ dữ liệu và tài liệu ở định dạng mở không? | Cao |
| Hợp với Việt Nam | Giao diện tiếng Việt, lịch nghỉ lễ, cách ghi tên, định dạng ngày và tiền | Trung bình |
| Hỗ trợ | Hỗ trợ bằng tiếng Việt, trong giờ làm việc, phản hồi trong bao lâu? | Trung bình |
| Độ bền của nhà cung cấp | Đã hoạt động bao lâu, có khách hàng cùng nghề không, có kế hoạch khi ngừng dịch vụ không? | Trung bình |
| Tổng chi phí sở hữu | Thuê bao, triển khai, đào tạo, thời gian của người trong văn phòng | Theo ngân sách |
Tiêu chí "lấy dữ liệu ra" thường bị đánh trọng số thấp lúc chọn và hối tiếc lúc muốn đổi. Một phần mềm không xuất được dữ liệu đầy đủ là một cánh cửa chỉ mở một chiều.
Chạy thử bằng việc thật, không bằng bản trình diễn
Bản trình diễn của nhà cung cấp luôn trơn tru vì dùng dữ liệu đã chuẩn bị. Chạy thử có giá trị khi dùng việc của chính văn phòng. Một kế hoạch chạy thử hai đến bốn tuần:
- Chọn hai hoặc ba vụ việc đang chạy, có độ phức tạp khác nhau, và che các thông tin nhận diện khách hàng nếu phần mềm chưa được duyệt về bảo mật.
- Giao cho hai người dùng thử: một người thạo công nghệ và một người ít thạo nhất văn phòng.
- Ghi nhật ký chạy thử mỗi ngày: việc gì làm nhanh hơn, việc gì chậm hơn, chỗ nào phải hỏi hỗ trợ.
- Thử những tình huống khó: người phụ trách nghỉ đột xuất, cần tìm một tài liệu cũ gấp, cần xuất hồ sơ cho khách.
- Gửi ít nhất một câu hỏi cho bộ phận hỗ trợ và ghi thời gian, chất lượng trả lời.
- Kết thúc bằng một buổi họp ngắn chấm điểm theo bảng tiêu chí, dựa trên nhật ký chứ không dựa trên ấn tượng.
Nếu sau chạy thử, người ít thạo công nghệ nhất vẫn không tự làm được việc cơ bản, đó là tín hiệu mạnh rằng phần mềm sẽ không được dùng đều, dù chấm điểm các tiêu chí khác cao.
Điều khoản cần đọc trong hợp đồng dịch vụ
Quyền sở hữu dữ liệu. Hợp đồng phải nói rõ dữ liệu văn phòng nhập vào thuộc về văn phòng, nhà cung cấp chỉ xử lý để cung cấp dịch vụ.
Xuất dữ liệu khi chấm dứt. Văn phòng được xuất toàn bộ dữ liệu trong bao lâu sau khi chấm dứt, ở định dạng nào, có mất phí không, và sau đó nhà cung cấp xoá dữ liệu thế nào.
Bảo mật và sự cố. Nhà cung cấp cam kết biện pháp bảo vệ gì, khi có sự cố lộ lọt thì thông báo cho văn phòng trong thời hạn nào.
Thay đổi đơn phương. Nhà cung cấp có được đổi tính năng, điều khoản hay cách tính phí giữa kỳ không, và văn phòng có quyền chấm dứt nếu không đồng ý không.
Mức cam kết dịch vụ. Thời gian hoạt động cam kết, thời gian khắc phục sự cố, và hệ quả khi không đạt.
Luật áp dụng và nơi giải quyết tranh chấp. Với nhà cung cấp nước ngoài, điều khoản này có thể khiến văn phòng khó đòi quyền lợi khi có tranh chấp.
Tổng chi phí sở hữu: những khoản ngoài phí thuê bao
Bài không nêu giá, nhưng có thể nêu cấu trúc chi phí để văn phòng tự tính. Phí thuê bao theo người dùng hoặc theo gói chỉ là phần nhìn thấy. Phần khó thấy hơn gồm: công triển khai và cấu hình ban đầu, dù do nhà cung cấp làm hay người trong văn phòng tự làm; thời gian nhập dữ liệu cũ; thời gian đào tạo, tính bằng giờ làm việc của luật sư và trợ lý không tạo ra thù lao trong những tuần đầu; chi phí tích hợp với hộp thư, lịch, công cụ ký điện tử; và chi phí khi muốn rời đi.
Một cách tính gọn là ước lượng tổng chi phí trong ba năm, cộng cả tiền và giờ công quy đổi, rồi so với số giờ văn phòng kỳ vọng tiết kiệm được nhờ giải quyết các vấn đề đã viết ra ở bước đầu. Nếu không ước lượng được giờ tiết kiệm, nghĩa là vấn đề chưa được viết đủ cụ thể, nên quay lại bước đó.
Cũng nên tính cả chi phí của việc không làm gì: một lần lỡ hạn, một lần phải từ chối khách vì không kiểm được xung đột lợi ích kịp, hay nhiều giờ tìm tài liệu mỗi tuần. Những con số này khó đo nhưng thường là lý do thật khiến văn phòng tìm tới phần mềm.
Chuyển dữ liệu từ cách làm cũ sang phần mềm mới
Khi đã chọn xong, phần việc nặng nhất là chuyển dữ liệu. Với văn phòng nhỏ, cách thực tế là chia ba nhóm. Vụ việc đang mở được nhập đầy đủ: các bên, hạn, tài liệu đang dùng. Vụ việc đã đóng trong vài năm gần đây được nhập tối thiểu để phục vụ kiểm tra xung đột lợi ích. Vụ việc cũ hơn để nguyên trong kho lưu trữ hiện có, chỉ ghi chỗ cất.
Nên chọn một ngày chuyển rõ ràng. Từ ngày đó, mọi thông tin mới chỉ ghi vào phần mềm, bảng tính cũ chuyển sang chế độ chỉ đọc. Giai đoạn chạy song song nếu có thì nên ngắn và có ngày kết thúc, vì chạy song song kéo dài là cách chắc chắn nhất để hai nguồn lệch nhau.
Việc quét hồ sơ giấy, quy ước đặt tên tệp và giá trị của bản số hoá là chủ đề riêng của chuyên mục số hoá và lưu trữ hồ sơ pháp lý. Ở đây chỉ cần lưu ý: không nhất thiết số hoá toàn bộ hồ sơ cũ trước khi bắt đầu dùng phần mềm; bắt đầu với dữ liệu mới và vụ việc đang mở là đủ để thấy giá trị.
Dấu hiệu cảnh báo khi xem thử
Một số tín hiệu nên làm văn phòng dừng lại hỏi kỹ trước khi ký:
- Nhà cung cấp không trả lời rõ dữ liệu lưu ở đâu và ai bên họ được xem.
- Không có cách xuất toàn bộ dữ liệu, hoặc chỉ xuất được dưới dạng tệp không đọc được bằng công cụ phổ thông.
- Bắt buộc ký hợp đồng dài hạn ngay từ đầu, không có giai đoạn dùng thử hoặc điều khoản chấm dứt sớm hợp lý.
- Mọi thay đổi cấu hình nhỏ đều phải trả thêm cho nhà cung cấp làm.
- Không có khách hàng nào cùng nghề sẵn lòng chia sẻ kinh nghiệm dùng.
- Tài liệu hướng dẫn chỉ có tiếng nước ngoài trong khi người dùng chính không đọc được.
Không tín hiệu nào tự nó là lý do loại bỏ, nhưng càng nhiều tín hiệu thì càng cần thêm thời gian chạy thử và thêm điều khoản bảo vệ trong hợp đồng.
Ngược lại, một nhà cung cấp chủ động gửi tài liệu về bảo mật, đưa sẵn hướng dẫn xuất dữ liệu, giới thiệu khách hàng cùng nghề để hỏi chuyện và chấp nhận sửa vài điều khoản theo đề nghị của văn phòng là dấu hiệu tốt. Cách họ trả lời trong giai đoạn bán hàng thường phản ánh khá đúng cách họ sẽ hỗ trợ khi có sự cố sau này.
Câu hỏi thường gặp
Văn phòng luật nhỏ nên dùng thử phần mềm trong bao lâu?
Hai đến bốn tuần thường đủ để thấy phần mềm có hợp với việc hằng ngày không, với điều kiện dùng việc thật và có người ghi nhật ký chạy thử. Thời gian quá ngắn chỉ cho thấy giao diện, chưa cho thấy cách phần mềm xử lý những tình huống khó.
Có nên nhờ đơn vị tư vấn công nghệ chọn phần mềm giúp không?
Có thể, nhất là khi văn phòng không ai có thời gian. Tuy vậy, văn phòng vẫn nên tự viết danh sách vấn đề và tự chạy thử, vì đơn vị tư vấn không làm việc hằng ngày ở văn phòng. Nên hỏi rõ đơn vị tư vấn có nhận hoa hồng từ nhà cung cấp nào không.
Phần mềm nước ngoài có dùng được cho văn phòng luật ở Việt Nam không?
Dùng được trong nhiều trường hợp, nhưng cần kiểm kỹ cách tính hạn, lịch nghỉ lễ, ngôn ngữ, nơi lưu dữ liệu và điều khoản luật áp dụng trong hợp đồng dịch vụ. Một số khái niệm như loại vụ việc hay cơ quan giải quyết cần được tuỳ chỉnh lại cho hợp với hệ thống pháp luật Việt Nam.
Bao nhiêu người trong văn phòng nên tham gia chọn phần mềm?
Nên có ít nhất ba vai: người quyết định ngân sách, người sẽ quản trị phần mềm, và một người dùng ít rành công nghệ. Nhóm quá đông làm chậm quyết định; nhóm chỉ có người thạo công nghệ dễ chọn công cụ mà phần còn lại của văn phòng không dùng nổi.
Khi nào nên bỏ một phần mềm đã mua?
Khi sau vài tháng dùng nghiêm túc mà vấn đề chính vẫn không được giải quyết, người dùng quay lại cách làm cũ, hoặc nhà cung cấp thay đổi điều khoản theo hướng bất lợi. Trước khi bỏ, nên xuất toàn bộ dữ liệu và kiểm tra bản xuất đọc được, rồi mới chấm dứt hợp đồng.