Từ 1/3/2025, một số bộ được hợp nhất; từ 1/7/2025, chính quyền địa phương chuyển sang hai cấp và cả nước còn 34 tỉnh, thành phố. Hai thay đổi này làm rất nhiều tên cơ quan trong các bản dịch tiếng Anh, bộ thuật ngữ nội bộ, mẫu hợp đồng song ngữ và hồ sơ giới thiệu doanh nghiệp không còn khớp thực tế. Một bản dịch luật làm năm 2023 vẫn đúng với văn bản gốc khi đó, nhưng người nước ngoài đọc nó năm 2026 sẽ tìm đến những cơ quan không còn tồn tại.
Bài này không liệt kê toàn bộ tên tiếng Anh của mọi cơ quan, vì tên tiếng Anh nên lấy từ chính cơ quan đó công bố. Bài tập trung vào cách rà các bản dịch và kho thuật ngữ của bạn, cách xử lý tên cũ trong văn bản lịch sử, và cách gọi tên khi chưa có cách gọi thống nhất.
Những thay đổi chính ảnh hưởng tới bản dịch
Ở trung ương, đợt sắp xếp đầu năm 2025 hợp nhất một số cặp bộ. Bộ Kế hoạch và Đầu tư cũ được hợp nhất vào Bộ Tài chính. Bộ Tài nguyên và Môi trường cũ hợp nhất với Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn thành Bộ Nông nghiệp và Môi trường. Bộ Giao thông vận tải cũ hợp nhất vào Bộ Xây dựng. Bộ Thông tin và Truyền thông cũ hợp nhất vào Bộ Khoa học và Công nghệ. Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội cũ được sắp xếp lại, nhiều chức năng nay thuộc Bộ Nội vụ. Ở cấp tỉnh, các sở tương ứng cũng được sắp xếp theo.
Ở địa phương, từ 1/7/2025, cấp huyện không còn, nhiều thẩm quyền trước đây của cấp huyện được chuyển xuống cấp xã hoặc lên cấp tỉnh, nhiều tỉnh được hợp nhất và mang tên mới hoặc giữ tên của một tỉnh cũ. Hệ thống toà án cũng được tổ chức lại với toà án nhân dân khu vực. Mỗi thay đổi kéo theo hàng loạt văn bản mới về thẩm quyền, nên tên cơ quan trong bản dịch chỉ là phần nổi.
Với người làm bản dịch, mỗi thay đổi kéo theo ba câu hỏi: tên tiếng Anh mới là gì; bản dịch cũ nhắc tên cũ ở đâu; và chỗ nhắc đó cần sửa hay cần giữ nguyên kèm ghi chú. Câu hỏi thứ ba quan trọng nhất và cũng hay bị bỏ qua nhất, vì phản xạ tự nhiên là thay chữ hàng loạt cho xong, trong khi một số tài liệu phải giữ nguyên tên cũ mới đúng.
Một số cặp tên cũ và mới thường gặp trong bản dịch
Bảng dưới nêu một số cặp hay gặp nhất. Tên tiếng Anh ở cột phải là cách gọi phổ biến; trước khi đưa vào tài liệu chính thức, nên đối chiếu với tên do chính cơ quan đó dùng trên trang thông tin tiếng Anh của mình.
| Tên cũ thường gặp trong bản dịch | Cơ quan nhận chức năng hiện nay | Cách gọi tiếng Anh phổ biến của cơ quan hiện nay |
|---|---|---|
| Ministry of Planning and Investment | Bộ Tài chính | Ministry of Finance |
| Ministry of Natural Resources and Environment | Bộ Nông nghiệp và Môi trường | Ministry of Agriculture and Environment |
| Ministry of Agriculture and Rural Development | Bộ Nông nghiệp và Môi trường | Ministry of Agriculture and Environment |
| Ministry of Transport | Bộ Xây dựng | Ministry of Construction |
| Ministry of Information and Communications | Bộ Khoa học và Công nghệ | Ministry of Science and Technology |
| Ministry of Labour, Invalids and Social Affairs | Phần lớn chức năng nay ở Bộ Nội vụ; một số chức năng chuyển bộ khác | Ministry of Home Affairs (với phần chức năng lao động, việc làm) |
| District People's Committee | Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc cấp tỉnh, tuỳ thủ tục | Commune/Ward People's Committee hoặc Provincial People's Committee |
Dòng cuối là dòng khó nhất: không có quy tắc "huyện nay là xã". Mỗi thủ tục được chuyển theo văn bản riêng, nên phải kiểm từng thủ tục trước khi sửa bản dịch.
Sửa hay giữ nguyên: phụ thuộc bản dịch đang dịch cái gì
Nguyên tắc của bản dịch là trung thành với văn bản gốc. Nếu văn bản gốc ban hành năm 2020 ghi tên Bộ Kế hoạch và Đầu tư, một cơ quan nay không còn, bản dịch của nó phải ghi Ministry of Planning and Investment, vì đó là nội dung văn bản. Sửa tên cơ quan trong bản dịch một văn bản lịch sử là làm sai lệch văn bản, không phải cập nhật.
Điều cần làm là thêm ghi chú. Ở đầu bản dịch hoặc ngay tại lần nhắc đầu tiên, ghi rằng cơ quan này đã được hợp nhất từ ngày nào và chức năng nay thuộc cơ quan nào. Người đọc vừa thấy đúng văn bản, vừa biết phải tìm đến đâu trong thực tế.
Ngược lại, với tài liệu doanh nghiệp tự soạn để dùng hiện nay, như sổ tay tuân thủ, hướng dẫn thủ tục, bản tóm tắt nghĩa vụ, mẫu thư gửi cơ quan, phải dùng tên cơ quan hiện hành. Ở đây không có văn bản gốc nào cần trung thành; mục đích là người đọc làm đúng việc. Tách rõ hai loại tài liệu này trong kho sẽ tránh được phần lớn tranh luận "có nên sửa tên không".
Rà kho bản dịch và tài liệu song ngữ sau sắp xếp
Quy trình gợi ý cho phòng pháp chế hoặc người giữ kho có vài chục đến vài trăm tài liệu song ngữ.
- Lập danh sách các tên cơ quan, cấp hành chính đã thay đổi, cả tên tiếng Việt lẫn các cách viết tiếng Anh phổ biến của tên cũ.
- Tìm kiếm toàn kho theo danh sách đó, xuất ra bảng: tài liệu nào, nhắc tên cũ ở đâu, bao nhiêu lần.
- Phân loại từng tài liệu: bản dịch văn bản lịch sử, hay tài liệu dùng hiện nay.
- Với bản dịch văn bản lịch sử: giữ nguyên tên, thêm ghi chú về cơ quan hiện hành.
- Với tài liệu dùng hiện nay: sửa tên theo cơ quan hiện hành, kiểm lại thẩm quyền thủ tục liên quan chứ không chỉ thay chữ.
- Cập nhật bộ thuật ngữ nội bộ: đánh dấu tên cũ là "lịch sử", thêm tên mới, ghi ngày áp dụng.
- Rà riêng các mẫu hợp đồng song ngữ và mẫu thư, vì chúng được nhân bản nhiều nhất.
Bước 5 là chỗ dễ làm ẩu nhất: thay "district" bằng "commune" hàng loạt có thể đưa người đọc tới sai cơ quan, vì nhiều thẩm quyền trước đây của cấp huyện nay ở cấp tỉnh.
Cách gọi khi chưa có tên tiếng Anh thống nhất
Ưu tiên tên do chính cơ quan công bố. Nhiều cơ quan có trang thông tin tiếng Anh hoặc dùng tên tiếng Anh trên văn bản đối ngoại. Đó là nguồn tốt nhất cho tên gọi.
Nếu chưa có, dịch nhất quán và kèm tên tiếng Việt. Ví dụ ghi tên tiếng Việt có dấu trong ngoặc ở lần nhắc đầu tiên. Người đọc nước ngoài có thể đưa tên tiếng Việt cho đồng nghiệp hoặc người dẫn đường để tìm đúng nơi.
Với tỉnh mới sau hợp nhất. Dùng tên tỉnh hiện hành. Nếu tài liệu nhắc địa chỉ cũ, ghi kèm tên tỉnh cũ trong ngoặc để người đọc đối chiếu với giấy tờ cũ của họ.
Với toà án. Dùng cách gọi do toà án công bố nếu có; nếu không, dịch theo cấu trúc tên và kèm tên tiếng Việt. Không tự chọn tên nghe giống một hệ thống toà án nước ngoài, vì người đọc sẽ suy ra thẩm quyền không đúng.
Ghi lại lựa chọn vào bộ thuật ngữ. Mỗi lựa chọn tên gọi kèm ngày, nguồn và người quyết định, để tất cả tài liệu sau dùng chung.
Mẫu hợp đồng, mẫu thư và hồ sơ giới thiệu: nơi tên cũ tồn tại lâu nhất
Bản dịch văn bản luật thường được rà khi có người cần. Còn mẫu hợp đồng song ngữ, mẫu thư gửi cơ quan, hồ sơ năng lực doanh nghiệp và trang giới thiệu bằng tiếng Anh thì được sao chép từ bản này sang bản khác qua nhiều năm, ít ai đọc lại phần tên cơ quan. Kết quả là tên cơ quan đã hợp nhất, địa danh cấp huyện trước đây, tên tỉnh cũ vẫn xuất hiện trong tài liệu mới soạn tuần trước.
Cách xử lý hiệu quả là rà gốc của các mẫu chứ không rà từng bản đã nhân ra. Xác định thư mục mẫu gốc, sửa ở đó, ghi ngày sửa vào tên tệp hoặc phần ghi chú, rồi thông báo cho những người hay dùng mẫu rằng bản cũ không còn được dùng. Những bản cũ nằm trong máy cá nhân sẽ tiếp tục xuất hiện một thời gian, nên người duyệt cuối của mỗi tài liệu gửi ra ngoài nên có một bước dò nhanh danh sách tên cũ.
Riêng hợp đồng đã ký thì không sửa. Tên cơ quan trong hợp đồng đã ký phản ánh thời điểm ký; nếu cần, các bên lập phụ lục theo thoả thuận, và đó là việc pháp lý của hợp đồng, không phải việc của bản dịch.
Bộ thuật ngữ nội bộ: thêm chiều thời gian
Phần lớn bộ thuật ngữ được thiết kế như từ điển: một từ nguồn, một từ đích. Sau năm 2025, bộ thuật ngữ cho tên cơ quan cần thêm chiều thời gian: tên này dùng từ ngày nào đến ngày nào, được thay bằng tên nào. Không có chiều thời gian, người dịch sẽ hoặc dùng tên mới cho văn bản cũ, hoặc dùng tên cũ cho tài liệu mới.
Mỗi mục trong bộ thuật ngữ nên có: tên tiếng Việt, tên tiếng Anh, ngày bắt đầu dùng, ngày ngừng dùng nếu có, mục kế thừa, nguồn của tên tiếng Anh, và ghi chú về phạm vi chức năng nếu việc kế thừa chỉ là một phần. Với cấp huyện trước đây, ghi chú nên nói rõ không có kế thừa một – một.
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp xây dựng ở Quảng Ninh có bộ thuật ngữ song ngữ dùng cho hồ sơ dự án. Sau khi thêm chiều thời gian, các hồ sơ dự án cũ vẫn giữ tên Bộ Giao thông vận tải trước đây đúng như văn bản cấp phép thời đó, còn hồ sơ mới tự động gợi ý tên Bộ Xây dựng hiện hành. Người kiểm không còn phải tranh luận từng trường hợp.
Câu hỏi thường gặp
Bản dịch văn bản ban hành trước 2025 có cần đổi tên bộ cũ thành tên bộ mới không?
Không nên đổi trong phần dịch, vì bản dịch phải trung thành với văn bản gốc. Nên thêm ghi chú cho biết cơ quan đó đã được hợp nhất và chức năng nay thuộc cơ quan nào, để người đọc vừa đọc đúng văn bản vừa biết thực tế hiện nay.
Tên tiếng Anh của các bộ mới lấy ở đâu cho chắc?
Nguồn tốt nhất là trang thông tin tiếng Anh của chính bộ đó hoặc văn bản đối ngoại do bộ phát hành. Cách gọi phổ biến trên báo chí tiếng Anh có thể dùng tạm, nhưng nên đối chiếu lại trước khi đưa vào tài liệu chính thức.
Có thể thay tất cả chữ "district" bằng "commune" trong tài liệu cũ không?
Không nên. Cấp huyện không còn, nhưng thẩm quyền của nó được chia: một phần xuống cấp xã, một phần lên cấp tỉnh, tuỳ thủ tục. Thay chữ hàng loạt có thể đưa người đọc tới sai cơ quan. Hãy kiểm từng thủ tục theo văn bản hiện hành.
Địa chỉ doanh nghiệp trong hợp đồng song ngữ cũ ghi tỉnh cũ thì sao?
Hợp đồng đã ký phản ánh địa chỉ tại thời điểm ký. Việc cập nhật địa chỉ trên hợp đồng, giấy phép là thủ tục riêng theo quy định hiện hành, không phải việc sửa bản dịch. Trong tài liệu mới, ghi địa chỉ theo đơn vị hành chính hiện hành, có thể kèm địa chỉ cũ để đối chiếu.
Người nước ngoài chỉ biết tên cơ quan cũ thì giải thích thế nào cho ngắn?
Một câu đủ dùng: cơ quan cũ đã được hợp nhất vào cơ quan mới từ ngày nào, và việc của họ nay do bộ phận nào xử lý. Kèm tên tiếng Việt của cơ quan mới để họ đưa cho người hỗ trợ. Tránh giải thích dài về lịch sử sắp xếp.