Khi doanh nghiệp đặt dịch một bộ văn bản pháp luật, như toàn bộ văn bản về lao động hay về môi trường áp dụng cho nhà máy, sản phẩm nhận về là một bộ dữ liệu sẽ được dùng nhiều năm, không phải một tài liệu dùng một lần. Những gì không được chốt từ đầu, như phiên bản văn bản gốc, cách đánh số, bộ thuật ngữ, định dạng tệp và trách nhiệm cập nhật, sẽ thành chi phí và rắc rối về sau.
Bài này dành cho phòng pháp chế, phòng nhân sự hoặc ban giám đốc chuẩn bị đặt dịch bên ngoài, dù đặt với công ty dịch thuật, hãng luật hay người dịch tự do. Bài không so sánh nhà cung cấp và không bàn giá; nội dung là danh sách những gì nên đưa vào yêu cầu để bản dịch nhận về dùng được lâu.
Đặt dịch luật khác đặt dịch hợp đồng ở đâu
Hợp đồng là văn bản đóng: các bên soạn xong, ký, và nội dung đứng yên. Người dịch nhận bản cuối cùng và dịch một lần. Văn bản pháp luật thì mở: luật gốc có thể đã bị sửa nhiều lần, có văn bản hợp nhất hoặc không, có văn bản hướng dẫn kèm theo, và sẽ còn bị sửa sau khi bạn nhận bản dịch.
Vì vậy, câu hỏi đầu tiên của người dịch luật luôn là "dịch phiên bản nào". Nếu doanh nghiệp không trả lời, người dịch sẽ tự chọn, thường là văn bản gốc nguyên bản vì dễ tìm, và bạn nhận về bản dịch không phản ánh luật hiện hành. Không phải lỗi của người dịch; đó là lỗi của yêu cầu.
Khác biệt thứ hai là quy mô. Một bộ văn bản về lao động có thể gồm bộ luật, vài nghị định, nhiều thông tư, cộng các phụ lục. Không phải phần nào cũng cần dịch toàn văn. Đặt dịch tất cả cho chắc thì tốn công vào những phần không ai đọc, trong khi phần quan trọng có thể bị làm vội vì khối lượng lớn.
Chốt phạm vi trước khi gửi yêu cầu
Phạm vi rõ ràng là phần quan trọng nhất của yêu cầu dịch. Các bước dưới đây nên làm nội bộ trước khi liên hệ bên dịch.
- Lập danh sách văn bản doanh nghiệp thực sự áp dụng trong lĩnh vực cần dịch, mỗi văn bản ghi số hiệu, ngày ban hành, cơ quan ban hành.
- Với mỗi văn bản, kiểm tình trạng hiệu lực và danh sách văn bản sửa đổi, bổ sung trên nguồn chính thức.
- Quyết định hình thức cho từng văn bản: dịch toàn văn, trích dịch các điều cụ thể, hay tóm tắt có cấu trúc.
- Với trích dịch, liệt kê chính xác số điều, số phụ lục cần dịch.
- Kiểm trong kho của doanh nghiệp xem đã có bản dịch nào dùng lại được không, và có quyền dùng lại không.
- Xếp thứ tự ưu tiên: văn bản nào cần trước, văn bản nào có thể giao sau.
Danh sách này cũng giúp bên dịch đánh giá khối lượng và thời gian chính xác hơn, thay vì phải tự đoán từ một câu yêu cầu chung chung.
Những gì cần ghi trong yêu cầu dịch
Bảng dưới gom các mục nên có trong văn bản yêu cầu gửi bên dịch. Mỗi mục ứng với một rắc rối thường gặp nếu bị bỏ qua.
| Mục | Nội dung cần chốt | Rắc rối nếu bỏ qua |
|---|---|---|
| Phiên bản văn bản gốc | Dịch văn bản hiện hành tính đến một ngày cụ thể; cung cấp bản tiếng Việt đúng phiên bản | Bản dịch theo văn bản gốc nguyên bản, lệch ở các điều đã sửa |
| Cấu trúc và đánh số | Giữ nguyên số chương, điều, khoản, điểm của bản gốc, kể cả số kèm chữ cái và chữ đ | Trích dẫn hai bên không khớp |
| Thuật ngữ | Gửi kèm bộ thuật ngữ nội bộ, yêu cầu tuân thủ; thuật ngữ mới thì đề xuất và ghi lại | Mỗi văn bản một cách gọi cho cùng khái niệm |
| Tên cơ quan | Dùng đúng tên trong văn bản gốc, thêm ghi chú nếu cơ quan đã được sắp xếp lại | Người đọc tìm đến cơ quan không còn |
| Định dạng giao | Tệp văn bản sửa được, có thể kèm bản song song theo điều | Chỉ nhận PDF, không cập nhật được |
| Ghi chú đầu tệp | Văn bản gốc, mốc phiên bản, người dịch, tư cách tham khảo | Bản dịch rời khỏi kho là mất hết thông tin |
| Quyền sử dụng | Doanh nghiệp được dùng, sửa, chia sẻ nội bộ và với đối tác | Tranh cãi khi muốn gửi bản dịch ra ngoài |
| Bảo mật | Nếu kèm tài liệu nội bộ để bên dịch hiểu ngữ cảnh, có cam kết bảo mật | Lộ thông tin doanh nghiệp |
Phần lớn các mục này không làm tăng khối lượng dịch, chỉ đòi hỏi bên dịch làm theo quy ước. Chính vì vậy cần ghi từ đầu: sửa lại sau khi đã giao thì tốn công hơn nhiều.
Yếu tố tạo nên chi phí và thời gian
Bài không nêu mức giá, nhưng biết các yếu tố cấu thành giúp bạn đọc báo giá cho đúng. Yếu tố lớn nhất là khối lượng chữ của phần cần dịch, đây là lý do bước chốt phạm vi quan trọng. Yếu tố thứ hai là độ khó chuyên ngành: văn bản về thuế, ngoại hối, kỹ thuật môi trường thường đòi người dịch có hiểu biết ngành, và cần thêm thời gian tra cứu.
Yếu tố thứ ba là mức kiểm: dịch một người, dịch có hiệu đính bởi người thứ hai, hay có thêm người hiểu luật đọc duyệt. Mỗi tầng kiểm thêm thời gian và công, đổi lại độ tin cậy cao hơn. Với văn bản doanh nghiệp sẽ trích vào tài liệu gửi đối tác, nên chọn ít nhất có hiệu đính. Có thể chia tầng theo văn bản: văn bản nền tảng được kiểm kỹ, văn bản chỉ để tham khảo thì một tầng là đủ.
Yếu tố thứ tư là các yêu cầu về định dạng: song song theo điều, giữ bảng biểu, dịch phụ lục có nhiều bảng. Yếu tố cuối là thời hạn: giao gấp thường phải chia cho nhiều người dịch cùng lúc, kéo theo rủi ro thuật ngữ không nhất quán, nên càng cần bộ thuật ngữ gửi kèm từ đầu.
Câu hỏi nên đặt cho bên dịch trước khi giao việc
Không cần so sánh nhiều nhà cung cấp mới chọn được bên phù hợp. Vài câu hỏi dưới đây, hỏi trực tiếp và đề nghị trả lời bằng văn bản, cho bạn biết khá rõ bên dịch có quen làm văn bản pháp luật hay không.
- Bên dịch xác định phiên bản văn bản gốc thế nào, có tự kiểm văn bản sửa đổi không, hay chỉ dịch đúng tệp được gửi.
- Ai sẽ dịch, ai hiệu đính, có người hiểu lĩnh vực luật này đọc lại không.
- Bên dịch xử lý thế nào khi gặp câu tiếng Việt có thể hiểu theo hai cách: tự chọn, hay ghi chú và hỏi lại.
- Bên dịch có dùng dịch máy ở bước nào không, và nếu có thì dùng công cụ gì, tài liệu của doanh nghiệp có bị đưa lên dịch vụ bên ngoài không.
- Bên dịch có thể nhận bộ thuật ngữ của doanh nghiệp, và bàn giao lại bộ thuật ngữ, bộ nhớ dịch của dự án không.
- Khi văn bản gốc được sửa sau này, bên dịch xử lý phần cập nhật theo cách nào.
- Có thể làm thử một vài điều trước khi giao toàn bộ không.
Câu trả lời cho câu hỏi thứ ba thường nói nhiều nhất. Bên dịch quen văn bản pháp luật sẽ trả lời ngay rằng họ đánh dấu và hỏi lại, vì họ hiểu một lựa chọn ngầm trong bản dịch có thể làm đổi nghĩa vụ của khách hàng.
Nghiệm thu bản dịch khi nhận về
Kiểm cấu trúc trước. Số điều, khoản, điểm, phụ lục khớp bản gốc đúng phiên bản. Phần này người của doanh nghiệp tự làm được, không cần giỏi tiếng Anh.
Kiểm ghi chú đầu tệp và định dạng. Có đủ thông tin như đã yêu cầu, tệp sửa được, đặt tên theo quy ước.
Đọc đối chiếu một mẫu. Chọn các điều doanh nghiệp dùng nhiều nhất và một vài điều ngẫu nhiên, nhờ người đọc được cả hai thứ tiếng đối chiếu. Nếu mẫu có lỗi đổi nghĩa, yêu cầu bên dịch rà lại toàn bộ chứ không chỉ sửa chỗ đã bắt được.
Kiểm thuật ngữ. Các thuật ngữ then chốt trong bộ thuật ngữ nội bộ được dùng đúng và nhất quán.
Kiểm số, ngày, tỷ lệ. So trực tiếp hai bản. Đây là chỗ sai ít mà hậu quả lớn.
Ghi biên bản nghiệm thu. Ngày nhận, kết quả kiểm, các điểm đã yêu cầu sửa, ngày đưa vào kho. Biên bản này cũng là nguồn gốc dữ liệu của bản dịch về sau.
Cập nhật sau khi giao: đừng để trôi
Bộ bản dịch sẽ bắt đầu lỗi thời ngay khi có văn bản sửa đổi đầu tiên. Khi đặt dịch, nên thoả thuận luôn cách xử lý cập nhật: bên dịch có nhận dịch phần sửa đổi theo yêu cầu không, có giữ bộ thuật ngữ và bộ nhớ dịch của dự án để lần sau nhất quán không, và doanh nghiệp có được nhận lại những dữ liệu đó không.
Điểm cuối hay bị bỏ qua. Nếu bộ thuật ngữ và bộ nhớ dịch chỉ nằm ở bên dịch, khi doanh nghiệp đổi nhà cung cấp, bên mới phải làm lại từ đầu và bản dịch mới khó khớp với bản cũ. Yêu cầu bàn giao các dữ liệu này cùng bản dịch, ở định dạng trao đổi thông dụng, là cách giữ quyền chủ động.
Ví dụ giả định: một doanh nghiệp dệt ở Nam Định trước đây đặt dịch bộ văn bản lao động, nhận về bản PDF đẹp nhưng không có tệp gốc và bộ thuật ngữ. Hai năm sau, khi luật sửa, doanh nghiệp phải đặt dịch lại toàn bộ thay vì chỉ các điều bị sửa. Lần đặt sau, yêu cầu bàn giao được ghi thành một mục riêng.
Cuối cùng, nhớ rằng đặt dịch không thay cho tư vấn. Nếu điều doanh nghiệp thật sự cần là biết mình phải làm gì theo bộ văn bản đó, một bản ghi nhớ nghĩa vụ do người làm nghề soạn có khi hữu ích hơn cả bộ bản dịch toàn văn.
Câu hỏi thường gặp
Nên đặt dịch với công ty dịch thuật hay hãng luật?
Tuỳ mục đích. Công ty dịch thuật mạnh về quy trình ngôn ngữ, hãng luật mạnh về hiểu nội dung pháp lý. Với bộ văn bản quan trọng, nhiều doanh nghiệp đặt dịch ở một bên và nhờ người hiểu luật duyệt một mẫu, thay vì chọn một bên duy nhất.
Có cần cung cấp bản tiếng Việt cho bên dịch không, khi văn bản luật là công khai?
Nên cung cấp. Văn bản công khai nhưng có nhiều phiên bản, bản hợp nhất, bản sửa đổi; tự gửi đúng bản tiếng Việt là cách duy nhất chắc chắn bên dịch dịch đúng phiên bản bạn cần.
Bản dịch đặt làm có được bảo hộ quyền tác giả không, và ai giữ quyền?
Bản dịch do tổ chức, cá nhân làm là tác phẩm phái sinh có thể được bảo hộ, khác với bản dịch chính thức của cơ quan nhà nước. Ai giữ quyền tài sản phụ thuộc thoả thuận, nên ghi rõ trong hợp đồng đặt dịch.
Có nên yêu cầu bản song ngữ đặt cạnh nhau theo từng điều không?
Rất nên nếu bản dịch dùng để làm việc giữa người Việt và người nước ngoài. Bản song song giúp hai bên chỉ vào cùng một câu, giúp người kiểm thấy chỗ lệch và giúp cập nhật từng điều về sau.
Thời gian dịch một bộ văn bản thường bao lâu?
Không có con số chung, vì phụ thuộc khối lượng, độ khó, mức kiểm và số người dịch. Hãy gửi danh sách phạm vi cụ thể và để bên dịch đề xuất tiến độ theo đợt, ưu tiên các văn bản quan trọng giao trước.